Auslagen

TIPP:

Der Ersatz von Auslagen ist grundsätzlich nur bei Einzelnachweis und nicht bei pauschalem Aufwendungsersatz steuerfrei. Bitte beachten Sie, dass durch den Arbeitgeber pauschal gewährter Auslagenersatz Arbeitslohn darstellt und daher zu versteuern ist. Auslagen des Arbeitnehmers müssen deshalb grundsätzlich im Einzelnen nachgewiesen werden, wenn die Ersatzleistung steuerfrei erfolgen soll.

 

Arbeitsrechtlicher Auslagenersatz

Zusätzlich zum Arbeitseinkommen, sind dem Arbeitnehmer Auslagen – d.h.  Ausgaben des Arbeitnehmers, welcher dieser im Interesse seines Arbeitgebers gemacht hat – gemäß §§ 670 ff. BGB zu ersetzen.

Voraussetzung für einen entsprechenden Aufwendungsersatz ist, dass diese

  • der Arbeitsausführung dienen,
  • aufgrund einer Weisung des Arbeitgebers erfolgten oder der Arbeitnehmer die Aufwendungen den Umständen nach für erforderliche halten durfte
  • nicht durch die Arbeitsvergütung abgegolten sind

In Betracht kommt ein entsprechender Aufwendungsersatzanspruch z.B. für

  • Den Einkauf von Material
  • Fahrtaufwendungen für Dienstreisen
    Bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind die tatsächlich entstanden Fahrtkosten zu ersetzten.
    Bei der Benutzung des eigenen Pkw ist zu beachten, dass  ebenfalls nur die tatsächlichen Kosten – nämlich die Benzinkosten – und in der Regel nicht die Betriebskosten zu erstatten sind. Steuerliche Kilometerpauschalen finden nur dann Anwendung, wenn sich dies aus arbeits- oder tarifvertraglichen Regelungen, betrieblicher Übung oder dem Gleichheitsgrundsatz ergibt.  
  • Übernachtungskosten bei Dienstreisen
  • Vorstellungskosten
  • Bewirtungsaufwendungen
  • Verpflegungsmehraufwendungen;
  • Dem Arbeitnehmer sind darüber hinaus unter Umständen gemäß § 670ff BGB Sach- und Vermögensschäden – auch ohne schuldhaftes Handeln des Arbeitgebers - zu ersetzen, sofern diese 
    • bei der Arbeit entstanden sind;
    • dem Betätigungsbereich des Arbeitgebers zuzuordnen ist.
      Hierunter fallen keine Schäden, die der Arbeitnehmer natürlicherweise hinnehmen muss (Beispiel: abgelaufene Schuhsohle);
    • und für die er nicht bereits eine Sonderzahlung erhält
      Beispiel: Schmutzzulage
    • ein Verschulden des Arbeitgebers wird nicht vorausgesetzt

Nicht erstattungsfähig sind hingegen „persönliche Aufwendungen des Arbeitnehmers“ wie zum Beispiel:

  • Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
  • Verpflegung im Betrieb
  • Arbeitskleidung:
    Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Arbeitgeber eine einheitliche Kleidung vorschreibt oder aufgrund von Arbeitnehmerschutzvorschriften besondere Schutzkleidung getragen werden muss.
  • Aus- und Fortbildung:
    Es sei denn, die Ausbildung bzw. Weiterbildung erfolgt auf Verlangen des Arbeitgebers;
  • Umzug:
    Eine Erstattung kommt in Ausnahmefällen in Betracht, so wenn der Umzug arbeitsbedingt und die Kostenübernahme vereinbart war.
  • Ersatz für Bußgelder und Strafverfolgungsmaßnahmen

Steuerrechtlicher Auslagenersatz

Vom arbeitsrechtlichen Auslagenersatzanspruch des Arbeitnehmers, ist die Frage zu unterscheiden, in welchen Fällen und in welcher Höhe Auslagen vom Arbeitgeber steuerfrei gewährt werden können.

Gemäß § 3 Nr. 50 Einkommensteuergesetz (EStG) sind steuerfrei „die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz);

Steuerfrei sind also grundsätzlich solche Kosten, die der Arbeitgeber aufgrund gesetzlicher Verpflichtung gemäß §§ 670ff. BGB – und nicht aufgrund tarifvertraglicher Regelungen, betrieblicher Übung oder abweichender vertraglicher Vereinbarung – zu tragen hat.

Wichtig: Die Ansprüche auf Auslagenersatz verjähren – wie Lohnansprüche des Arbeitnehmers – innerhalb von 3 Jahren!

Wir beraten Sie gerne individuell im Hinblick auf mögliche Verpflichtungen zum Auslagenersatz sowie hinsichtlich der steuerrechtlichen Relevanz von Auslagenersatzleistungen.